Coronavirus & Vereinsrecht: In gesunder Distanz

Verlängerung von Amtszeiten

Ein Vorstandsmitglied bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt (§ 5 Abs. 1). Das Gesetz macht hier – zunächst nur für die im Jahr 2020 auslaufenden Amtszeiten – einen Mechanismus zur Regel, der für die Gestaltung der Satzung schon immer empfehlenswert war. Der Vorstand bleibt trotz Zeitablauf mit allen Rechten und Pflichten im Amt, auch wenn die Satzung das bislang anders oder gar nicht geregelt hat. Die Vereine sind nicht gezwungen, allein wegen der turnusmäßig anstehenden Vorstandswahl jetzt eine Wahl durchzuführen. Ohne die Ausnahmeregelung wäre der Verein nach Ablauf einer fixen Vorstandsamtszeit nach außen allenfalls aufgrund der Registerpublizität handlungsfähig, ohne dass der eingetragene Vorstand noch nach innen legitimiert wäre. Nur eine Änderung im Vorstand ist zum Register anzumelden (§ 68 BGB), sodass für die Vereine insoweit nichts veranlasst ist. Soweit Neuwahlen durchgeführt werden sollen, ist dies natürlich möglich. Dabei gelten die nachfolgend beschriebenen Erleichterungen. Wahlen sind generell in den Begriffen des Gesetzes nichts anderes als Beschlüsse, sodass alle Sonderregeln für sie gelten.

Virtuelle Mitgliederversammlung

Varianten einer Beschlussfassung außerhalb der klassischen Präsenzversammlung sind im Zuge der Digitalisierung schon einige Zeit im Fokus der Literatur. Der Gesetzgeber des Ausnahmegesetzes (Begründung BT-Drucks. 19/18110 S. 30) bestätigt die traditionelle Auffassung, dass § 32 Abs. 1 BGB eine physische Versammlung an einem bestimmten Ort verlangt. Abweichungen müssen in der Satzung ausdrücklich geregelt sein, wobei die strengste Auffassung dies nur in der Gründungssatzung oder bei Allzustimmung zulässt (Stöber/Otto Handbuch zum Vereinsrecht, 11. Aufl. 2016, Rn. 638 f). Das Gesetz macht in der Ausnahmesituation eine Satzungsregel nunmehr entbehrlich. Die Regelung ist zu begrüßen. Dass eine nicht Internet-affine Mitgliederschaft bei Eintritt nicht mit derartigen Bestimmungen rechnen konnte, musste in der Abwägung aus Sicht des Gesetzgebers zurücktreten. Ob und wieweit der Vorstand von den erweiterten Möglichkeiten tatsächlich Gebrauch macht, liegt in seinem Ermessen. Dabei wird er die Dringlichkeit anstehender Entscheidungen ebenso wie die konkreten technischen Gegebenheiten und die Interessen der Mitglieder abwägen. (Einzige) Sanktion einer Fehlentscheidung ist die Abwahl bzw. Nicht-Wiederwahl. Denjenigen Mitgliedern, die ihre Beteiligungsrechte in einem ihnen unvertrauten Abstimmungsprozess zu sehr abgeschnitten sehen, bleibt der Austritt aus dem Verein.

Der Vorstand – nicht etwa ein möglicherweise abweichendes Einberufungsorgan – kann nach § 5 Abs. 2 Nr. 1 des Gesetzes den Mitgliedern die Teilnahme im Wege elektronischer Kommunikation eröffnen. Je nach Größe des Vereins ist dabei an die Zuschaltung der ortsabwesenden Mitglieder in Video- oder Telefonkonferenzen oder im Online-Chat zu denken. Das Mitglied nimmt über diesen Zugang wie ein Anwesender an der Versammlung teil, sodass es auch ohne ausdrückliche Anordnung (wie in § 1 Abs. 2 des Ausnahmegesetzes für die Hauptversammlung der Aktiengesellschaft) genügt, dass allein ein Versammlungsleiter physisch am Versammlungsort anwesend ist. Den virtuellen Zugang sollte man über den Wortlaut des Gesetzes hinaus auch genügen lassen, wenn die Satzung eine Teilnahme von Nichtmitgliedern, insbesondere leitenden Vereinsangestellten vorschreibt. Es muss nur sichergestellt sein, dass sie unmittelbar auf Fragen der Mitglieder antworten können. Eine Verkürzung der Ladungsfristen ist nicht vorgesehen. Man wird erwarten können, dass mit der Ladung und Tagesordnung nunmehr auch etwaige abweichende Zugangsmöglichkeiten anzukündigen sind. Das Gesetz trifft keine Aussage zum Umgang mit technischen Störungen. Sorgfältige Geschäftsführung gebietet, dass der Vorstand grundsätzlich funktionsfähige und für die Mitgliederschaft geeignete Verfahren wählt. Für einzelne Übermittlungsstörungen oder konkrete technische Zugangshindernisse einzelner Mitglieder ist er nicht verantwortlich (vgl. zur Hauptversammlung der Aktiengesellschaft die Gesetzesbegründung, BT-Drucks. 19/18110, S. 18). Verlangt die Satzung für die Beschlussfähigkeit einer Versammlung eine bestimmte Mindestanwesenheit, wird man dafür die Mitglieder zusammenrechnen, die vor Ort anwesend sind, tatsächlich bei in beide Richtungen funktionierenden Kanälen elektronisch zugeschaltet sind und die auf Anfrage des Vorstands hin vorab abgestimmt haben.

Mischform

Alternativ oder zusätzlich kann es gem. § 4 Abs. 2 Nr. 2 nämlich vom Vorstand zugelassen werden, dass Mitglieder schon vor der Versammlung ihre Stimme abgeben. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, muss mit der Ladung allerdings allein der Beschlussgegenstand angekündigt sein. Nur besonders große Versammlungen arbeiten regelmäßig mit fest vorformulierten Beschlussvorschlägen, weil die Abfassung von Beschlusstexten ad hoc in der Versammlung für sie nicht praktikabel ist. Das mag eine Erklärung dafür sein, dass im Ausnahmegesetz für die vorab abgegebene Stimme auf der Schriftform bestanden wird: Es können nur Stimmen berücksichtigt werden, die eindeutig und ohne jede Abweichung für oder gegen einen bestimmten Vorschlag stimmen. Der geringste Zusatz oder Auslegungsbedarf muss solche Stimmabgaben ungültig machen, daher werden sie schriftlich dokumentiert. Mit diesen Vorgaben wird die Mischform für viele Verein, denen die Versammlung gerade zur Meinungsfindung dient, eher nicht in Betracht kommen. Anbieten mag sich das Verfahren für Wahlen, wenn diese ohne Aussprache zur Person stattfinden.

Umlaufverfahren

Die Möglichkeit einer vorab abgegebenen Stimme konterkariert die Vorzüge der Entscheidungsfindung in direkter Kommunikation, sodass man anstelle der Mischform auch direkt auf die Versammlung verzichten kann. Dies wird durch eine Ausnahmebestimmung zu § 32 Abs. 2 BGB erheblich erleichtert. Während bisher ein außerhalb der Mitgliederversammlung gefasster Beschluss nur gültig war, wenn alle Mitglieder schriftlich zustimmten, genügt gemäß § 4 Abs. 3 des Ausnahmegesetzes nunmehr die für die Art des Beschlusses jeweils erforderliche Mehrheit. Regelfall des Gesetzes ist dabei die einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen (mehr Ja als Nein, Enthaltungen zählen nicht), andere Mehrheitsanforderungen der Satzung und insbesondere für Satzungsänderung oder Zweckänderung (§ 33 BGB) bleiben unberührt. Es genügt die Textform. Dabei geht der Gesetzgeber hier offenbar davon aus, dass anders als bei der Mischform die Abstimmungsfrage stets klar formuliert ist, sodass es nur „ja“ oder „nein“ geben kann. Wirksamkeitsvoraussetzung der Beschlussfassung in diesem Verfahren ist es, dass alle Mitglieder beteiligt wurden und bis zu dem vom Verein festgesetzten Termin mindestens die Hälfte der Vereinsmitglieder im Umlaufverfahren ihre Stimme abgegeben haben. Es genügt die Textform (Brief, E-Mail, Beitrag in Chat-Medien). Dabei muss das verwendete Medium beim Verein vorhanden sein. Der Vorstand ist nicht gezwungen, gerade an von einzelnen Mitgliedern verwendeten Internet-Foren teilzunehmen. Telefonisch kann die Zustimmung zu einem Beschluss nicht erteilt werden. Anders als das Verfahren nach § 32 Abs. 2 BGB tritt das Abstimmungsverfahren nach § 5 Abs. 3 des Ausnahmegesetzes nie neben eine Versammlung, sondern es ersetzt diese. Z.B. für die Bestätigung von mit unzureichender Beteiligung getroffenen Versammlungsbeschlüssen genügt nicht die nachträgliche Zustimmung bis zum Erreichen des jeweiligen Quorums, sondern es muss insgesamt nochmals abgestimmt werden. Das Verfahren nach § 32 Abs. 2 BGB kann grds. ohne Beteiligung des Vorstands von jedem Mitglied eingeleitet werden. Für das Umlaufverfahren nach Ausnahmerecht genügt dies nicht, weil nur der Vorstand namens des Vereins den erforderlichen Termin für die Stimmabgabe setzen kann.

Weitergehende Satzungsbestimmungen

Soweit die Vereinssatzung bereits alternative Beschlussverfahren eingeführt hat, bleiben diese neben den Ausnahmeregelungen gültig. Die Ausnahmen sind nicht satzungsdispositiv gestaltet, lassen aber dem Vorstand weitgehende Entscheidungsfreiheit. Wenn eine Satzung z.B. bereits ein Abstimmungsverfahren mit unterschriebenen Stimmzettel kennt, kann es der Vorstand entweder dabei belassen oder nach § 5 Abs. 3 des Ausnahmegesetzes vorgehen.

Vereinsgremien

Bei einem Vorstand, der aus mehreren Personen besteht, erfolgt die Beschlussfassung nach den für die Beschlüsse der Mitglieder des Vereins geltenden Vorschriften der §§ 32 und 34 BGB (§ 28 BGB). § 32 BGB wird nunmehr durch ein Spezialgesetz temporär ergänzt, jedoch selbst nicht geändert oder gar außer Kraft gesetzt. Die Verfahrenserleichterungen greifen für einen mehrköpfigen Vorstand oder andere Organe des Vereins somit nicht direkt über § 28 BGB. Es dürfte aber anerkannt sein, dass Modifikationen des Beschlussverfahrens der Mitgliederversammlung in der Vereinssatzung im Zweifel auch für die mehrköpfig besetzten Gremien gelten. Generell ist für seinen Geschäftsgang das Erfordernis höherer Flexibilität des Vorstandshandelns zu berücksichtigen (jurisPK-BGB/Otto, § 28 Rn. 2). Solange nicht die Vereinssatzung oder eine ausdrücklich für das jeweilige Organ beschlossene Geschäftsordnung etwas anderes bestimmen, gelten die Erleichterungen also ohne weiteres auch für die Gremienentscheidungen.

Da dies teilweise anders gesehen wird (so etwa https://www.vereinsrechtstag.de/aktuelles/, Abruf v. 5.4.2020), empfiehlt sich allerdings, vorsorglich zu jeder Beschlussfassung vorab die schriftliche Zustimmung aller Stimmberechtigten zu einem Umlauf- oder sonst erleichterten Verfahren einzuholen. Auch allseitige Selbstverpflichtungen zu formaler Zustimmung zu einem zunächst nur mehrheitlich gefassten Beschluss werden angesichts der aktuellen Einschränkungen im Streitfall nicht unbeachtlich sein.

Verantwortlichkeit des Vorstands

Es schlägt die Stunde der Exekutive. Auf dem Verordnungsweg kann die für dieses Kalenderjahr vorgesehene Geltung der hier vorgestellten Ausnahmebestimmungen um ein ganzes Jahr verlängert werden. Auch den Vereinsvorstand trifft eine erhöhte Verantwortung: Bei auslaufender Amtszeit entscheidet er, ob und in welchen Ersatzverfahren in diesem Jahr eine Wahl durchgeführt wird. Er legt fest, ob und über welche Kommunikationswege die Teilnahme an einer virtuellen Mitgliederversammlung eröffnet oder mit welchen Empfangsmedien Textnachrichten im Umlaufverfahren angenommen werden. Damit Minderheitenrechte hier nicht unverhältnismäßig verlorengehen, wird man das Minderheitenrecht auf Einberufung einer Mitgliederversammlung in Ausweitung des Wortlauts von § 37 BGB nicht nur auf die Gestaltung der Tagesordnung (ganz h.M.), sondern auch auf die eröffneten Kommunikationswege zu erweitern haben. Damit werden letztlich auch die Amtsgerichte über die Form der virtuellen Mitgliederversammlung oder andere Ersatzwege entscheiden.

Dr. Dirk-Ulrich Otto

• Notar a.D., bis Ende 2018 Notar in Sömmerda
• Geschäftsführer der Ländernotarkasse Leipzig
• Bankkaufmann, Studium an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, 1998 Notarassessor im Freistaat Thüringen, Promotion bei Prof. Dr. Stephan Weth
• Kommentierung des Vereinsrechts im juris PraxisKommentar BGB Band 1 seit der Erstauflage, seit der 10. Auflage Alleinbearbeitung Stöber/Otto Handbuch des Vereinsrechts, dazu Veröffentlichungen zu allen notariellen Rechtsgebieten